Automatizzare senza comprare software nuovo: cosa si può togliere di mezzo subito

«Dovremmo automatizzare» è una frase che quasi sempre porta dritta a un preventivo. Eppure, nella maggior parte delle aziende, il primo giro di automazioni non richiede software nuovo: richiede di guardare bene cosa si sta facendo a mano e di toglierne un pezzo.

Non è una posizione comoda per chi vende software su misura, ma è la verità: se compri uno strumento per automatizzare un processo confuso, ottieni un processo confuso più veloce.

Ecco come si trovano le automazioni che costano poco o niente, e come si capisce quando invece serve davvero costruire qualcosa.

Per una settimana, chiedi a chi lavora in ufficio di segnare ogni volta che fa una di queste tre cose: ricopia un dato da uno schermo a un altro, scrive una mail quasi identica a una che ha già scritto, oppure cerca un'informazione che sa esistere ma non ricorda dove.

Basta una riga: cosa, quanto tempo, quante volte. Alla fine della settimana avrai una lista che nessuna consulenza può darti, perché quelle attività sono invisibili a chi guarda dall'esterno: sono diventate normali.

Poi ordina per «volte a settimana», non per «tempo». Le cose fastidiose da automatizzare sono quelle frequenti, anche se durano due minuti.

Le risposte che scrivi sempre uguali. Ogni cliente chiede gli orari, i tempi di consegna, come si paga. Quasi tutti i programmi di posta permettono di salvare risposte pronte e richiamarle in due tasti. Cinque risposte salvate bene tolgono via mezz'ora al giorno a chi sta in ufficio, e rendono le risposte uguali per tutti — che è un guadagno a parte.

I promemoria che qualcuno tiene a mente. Le scadenze ricorrenti, i rinnovi, i controlli mensili: finché stanno nella testa di una persona, sono un rischio. Un calendario condiviso con eventi ricorrenti e notifiche costa zero e li toglie da lì.

I documenti che si compilano a mano ogni volta. Preventivi, conferme d'ordine, lettere di incarico: quasi sempre cambiano tre campi su trenta. Un modello con i campi variabili, anche solo in un foglio di calcolo, elimina il grosso del lavoro e gli errori di copia.

C'è un confine abbastanza netto. Gli strumenti che hai già funzionano finché l'attività riguarda una persona e non deve lasciare traccia. Quando entrano in gioco più persone, o serve sapere chi ha fatto cosa e quando, i rimedi casalinghi cominciano a rompersi.

Se il processo cambia ogni settimana, se ogni persona lo fa a modo suo, se le eccezioni sono più della regola, allora non è il momento di automatizzare: è il momento di decidere come si fa.

Automatizzare significa fissare una regola. Se la regola non c'è, quello che ottieni è uno strumento che nessuno usa, perché nessuno ci si riconosce dentro — ed è lo stesso meccanismo per cui un software nuovo a volte finisce inutilizzato.

La buona notizia è che quella settimana di appunti serve anche a questo: mentre segni cosa fai a mano, ti accorgi di quante volte lo fai in modo diverso.