I dati della tua azienda: dove stanno, chi li vede, cosa succede se sparisce il fornitore

C'è una domanda che quasi nessuno fa al proprio fornitore di software, e che invece vale più di metà del contratto: «se domani sparite, cosa resta a me?».

Non è una domanda ostile. I fornitori seri hanno già la risposta pronta, perché se la sono posta prima di te. Quelli che si irrigidiscono, di solito, non ce l'hanno.

Vale la pena farla adesso, in un momento tranquillo. L'alternativa è farla il giorno in cui serve davvero, e quel giorno le risposte arrivano tardi.

I dati della tua azienda stanno su un server da qualche parte. Le domande utili sono tre: su quale fornitore di hosting, intestato a chi, e in quale paese.

L'intestazione è la parte che conta di più. Se il contratto con l'hosting è a nome della tua azienda, quei dati sono raggiungibili anche senza passare da nessuno. Se è a nome dell'agenzia, per arrivarci devi chiedere il permesso a qualcuno — e questo vale anche per il dominio e per gli account degli store. È lo stesso discorso che ho fatto in Codice sorgente, dominio e account: cosa deve restare tuo.

Dentro l'azienda la domanda è semplice: il commerciale vede i margini? Lo stagista vede l'anagrafica completa dei clienti? Un software serio permette di rispondere «no», e di dimostrarlo.

Fuori dall'azienda la domanda è un'altra: quante persone del fornitore hanno accesso al database di produzione, e resta traccia di quando ci entrano? È normale che qualcuno ce l'abbia — serve per assistenza. Non è normale che ce l'abbiano tutti, per sempre, senza che rimanga traccia.

Tutti dicono di fare backup. Le domande che separano un backup vero da una rassicurazione sono quattro.

Ogni quanto vengono fatti? Da questo dipende quanto lavoro perdi nel caso peggiore: se il backup è notturno, il caso peggiore è una giornata di lavoro da rifare.

Dove sono conservati? Un backup sullo stesso server dei dati protegge da un errore umano, non da un guasto o da un attacco che prende il server. Deve stare da un'altra parte.

Qualcuno ha mai provato a ripristinarli? È la domanda decisiva. Un backup che non è mai stato ripristinato non è un backup: è un file di cui ci si fida. Le brutte sorprese si scoprono sempre il giorno del ripristino.

Per quanto tempo si conservano? Serve a capire se puoi tornare indietro di una settimana o di un giorno solo. Alcuni errori — una cancellazione sbagliata, un import andato storto — si scoprono dopo giorni.

Questa è la parte che fa la differenza il giorno in cui cambi fornitore o il fornitore chiude. Non basta che i dati esistano: devono poter uscire in un formato che qualcun altro sappia leggere.

Chiedi una cosa concreta: un export completo, in un formato standard, che puoi scaricare tu senza chiedere il permesso. Se il software è fatto bene, è una funzione che esiste già. Se la risposta è «te lo prepariamo noi quando serve», hai appena scoperto che dipendi da loro anche per andartene.

Un buon esercizio: chiedilo davvero, una volta, senza motivo. Guarda quanto ci mettono e in che forma arriva. Quello che ottieni in una giornata tranquilla è esattamente quello che otterrai in una giornata storta.